10 biudžeto parengimo etapų
Renginio tikslai ir uždaviniai
Biudžeto ribos
Dalyvių skaičius
Nuo dalyvių skaičiaus priklausys renginio dydis, o tuo pačiu ir suma, išleista pagrindinėms išlaidų eilutėms: vietos nuoma, meniu, kultūrinė programa. Todėl svarbu apsispręsti dėl pakviestųjų skaičiaus kuo anksčiau, atsakius į klausimą: tai bus renginys išrinktiesiems ar visiems kolegoms? Planuojamas formatas šeimyninio ar dalykinio susitikimo su marketingo elementais? Kviečiami bendradarbiai su antromis pusėmis ir vaikais ar tik partneriai, klientai, valdžios atstovai?
Po organizuojamo renginio svečių sąrašo sudarymo galima pereiti prie tiekėjų ir vietos pasirinkimo.
Renginio organizatorius
Kuo didesnės apimties planuojamas renginys, sudėtingesni jo tikslai ir uždaviniai, tuo sunkiau tokį renginį organizuoti savo jėgomis, be profesionalų pagalbos. Kreipimasis į renginių organizavimo įmonę garantuoja numatomą rezultatą ir aukštą renginio lygį. Galima nesirūpinti dėl fors-mažoro, nesijaudinti dėl pasiruošimo, tačiau renginio koordinavimas kainuos jums papildomai.
PASTABA. Vidutinis organizatoriaus atlyginimas sudaro apie 10 procentų bendro renginio biudžeto.
Į renginio organizatorių paslaugų kainą tradiciškai įeina: scenarijaus parengimas, numatytų darbų atlikimo kontrolė, dekoravimas, techninis renginio aprūpinimas, kultūrinė programa, renginio foto ir video įrašai. Tai dažniausiai apsaugo nuo nenumatytų išlaidų.
Tačiau verta atsiminti, kad tokias paslaugas gali suteikti tik stambios renginių organizavimo įmonės su gera reputacija ir patikrintų tiekėjų baze. Tokia agentūra, dėka didelių apimčių, gali suteikti savo klientams kainos ir kokybės santykį atitinkančias paslaugas, pritaikyti papildomas nuolaidas. Visa tai mažai tikėtina gauti iš smulkių siauros specializacijos tiekėjų. Praktika rodo, kad tiesioginis bendradarbiavimas su tiekėju, atsakingu tik už savo sritį (įrangos nuoma, dekoravimas ir pan.) ekonomiškai mažiau naudinga, nei bendradarbiavimas su stambiu tiekėju.
PATARIMAS: stenkitės bendradarbiauti su mažesniu kiekiu tiekėjų, stenkitės išsirinkti vieną kokybišką pagrindinę renginio organizavimo įmonę.
Vietos pasirinkimas
Vietos renginiui pasirinkimas – svarbus uždavinys ir brangus šventinio biudžeto išlaidų punktas.
Vietos pasirinkimui įtaką daro:
- renginio apimtis ir dalyvių skaičius – reikalinga atitinkamo dydžio salė, erdvė, reikalinga sumanymui įgyvendinti;
- renginio formatas – aktyviam laisvalaikiui ir klasikiniam banketui reikalinga visiškai skirtinga aplinka;
- vadovybės statusas ir teikiama pirmenybė – šiuolaikinis loftas, solidus užmiesčio vasarnamis, jaunatviškas klubas ar privatus restoranas ant vandens.
Finansinis faktorius taip pat vaidina ne paskutinį vaidmenį. Pačiu taupiausiu variantu laikomas ofisas, pačiu populiariausiu – banketinė restorano arba kavinės salė, pačiu madingiausiu – loftas, pasilinksminimo centras, klubas. Pačiomis brangiausiomis vietomis laikomos jachtos/laivai, užmiesčio vilos, kalnų slidinėjimo kurortai ir užsienio viešbučiai jūros pakrantėje.
PASTABA. Vietos nuoma – viena iš pačių brangiausių ir konservatyviausių biudžeto išlaidų eilučių. Todėl išlaidų mažinimas verčia iš naujo ieškoti renginio organizavimo vietų.
Vietos paieška atliekama iš karto, kai tik yra žinomas apytikslis biudžetas, dalyvių skaičius ir renginio formatas. Veikia principas – kuo anksčiau, tuo geriau. Ypatingai tai aktualu, jei renginio data sutampa su valstybinių švenčių data, pavyzdžiui, Naujaisiais metais. Šiuo atveju vietos rezervacija ir užstato įnašas vasaros viduryje – rudens pradžioje užtikrina kainos ir kokybės atitikimą. Tuo atveju, jei renginys organizuojamas įmonės gimtadienio ar kitos, nesusijusios su valstybine švente, proga, tai susitarti dėl vietos nuomos pakanka prieš 3-4 savaites.
Pingback: Renginio biudžetas: kaip optimizuoti išlaidas. 2 DALIS - TrysKaraliai.lt